Nejčastější nedostatky žádostí o uvolnění prostředků z Fondu pro bilaterální spolupráci
Nejčastější nedostatky žádostí o uvolnění prostředků z Fondu pro bilaterální spolupráci na národní úrovni
Žadatelé o uvolnění prostředků by měli dbát zejména na následující opakující se nedostatky:
- Originál (listinná verze) musí být totožný s kopií (elektronická verze na CD).
- Žádost je musí být doručena na MF nejpozději 30 pracovních dní předem. Pokud to není možné, je nutné pozdější předložení náležitě zdůvodnit v Žádosti či její příloze.
- Na titulní straně Žádosti je nutné označit typ iniciativy, o kterou se jedná, spolu s požadovaným rozpočtem na ni.
- Je třeba doložit veškeré přílohy, které jsou relevantní k dané Žádosti – pozvánky na akce/jednání/workshopy aj., komunikace se zahraničním subjektem související s danou iniciativou, agenda/náplň jednání ve vazbě na zdůvodnění počtu dnů na pracovní cestě aj., kalkulace cen (např. tlumočení, catering aj.), předběžné objednávky, nabídka letenek, nabídka ubytování apod.
- Cílem Fondu není financování projektů, nýbrž širších iniciativ s cílem připravit nebo posílit základnu pro existující či budoucí bilaterální spolupráci a je nutné zvážit, jak financování např. konkrétní studie k tomuto cíli přispívá, jaký má přínos pro ČR apod. v souladu s hodnotícími kritérii.
- Cílem fondu není financování iniciativ sloužící k přípravě žádostí ve výzvách v rámci FM EHP/Norska ani jiných dotačních titulů. Iniciativa má mít vlastní cíle a výstupy, které jsou v žádosti popsány. Pro financování přípravy projektů a navazování bilaterálních vztahů za tímto účelem slouží Fondy pro bilaterální spolupráci na programové úrovni – informace naleznete u zprostředkovatelů jednotlivých programů.
- Rozpočet musí být provázaný s aktivitami iniciativy, rozepsaný do jednotlivých položek (např. letenky a MHD zvlášť, ne „doprava“ apod.); Žadatel by měl rovněž zvážit nutnost a hospodárnost všech výdajů (např. nové webové stránky za funkčnosti webu stávajícího), dbát na způsobilé výdaje a limity pro Fond (příloha Pokynu pro žadatele a příjemce grantu) a pro přepočet limitů využít fixní kurz 24,80 CZK/EUR. Celková souhrnná částka za iniciativy musí být vyplněna i v závěru Žádosti. Všechny položky je třeba náležitě vysvětlit.
- Doba realizace by měla odpovídat nastavení Fondu - Fond byl zřízen pro účely financování krátkodobých iniciativ.
- U bilaterálních indikátorů v Žádosti o uvolnění prostředků by měl pro Iniciativu 1 (účast na vzdělávacích akcích) Žadatel uvádět počet účastníků akcí za instituci žadatele (resp. organizaci příjemce grantu), nikoli celkový počet účastníků takové akce. Ten se naopak uvede v rámci Iniciativy 4 – Pořádané vzdělávací akce.
Zdroj: MF - odbor 58 Mezinárodní vztahy, 5804 - odd. Centrum pro zahraniční pomoc - příprava a koordinace, publikováno 27. června 2013